准确估算时间

你有没有在一个项目中达到过截止日期太紧的项目？

令人沮丧的机会是磨损的，赞助商是不开心的，团队成员正在工作荒谬的时间。这也是如此，这发生了这种情况，因为有人低估了完成项目所需的工作量。

人们经常低估执行项目所需的时间，特别是当他们不熟悉需要完成的工作时。

例如，他们可能不考虑意外事件或紧急的高优先级工作;他们可能没有考虑到这项工作的全部复杂性。显然，这很可能在未来产生严重的负面后果。

这就是为什么如果你的项目想要成功，准确估计时间是很重要的。在本文中，我们将介绍一个进行良好时间估计的过程，并探讨一些您可以使用的估计方法。

为什么准确估计时间？

准确的时间估计是项目管理的一个至关重要的技能。没有它，你不会知道你的项目需要多长时间，你将无法获得需要签署的人的承诺。

对您的职业生涯来说，更重要的是，赞助者常常根据项目是否按时交付和是否按预算交付来判断项目的成功或失败。为了有机会成为一个成功的项目经理，你需要能够协商合理的预算和可实现的期限。

如何准确估计时间

使用以下步骤进行准确的时间估算:

第一步:了解需要做什么

从确定项目中需要完成的所有工作开始。使用工具，如业务需求分析,工作分解结构,缺口分析和向下钻取帮助您以足够的细节执行此操作。

作为这一过程的一部分，确保你为会议、报告、沟通、测试和其他对项目成功至关重要的活动留出了时间。(你可以在我们的文章中找到更多关于这些活动项目管理阶段和过程)。

步骤2:安排这些活动

现在，按照需要发生的顺序列出您标识的所有活动。

在这个阶段，您不需要添加您认为活动需要多长时间。但是，您可能希望注意任何重要的截止日期。例如，您可能需要在“年结束”开始工作之前完成财务部门的工作。

第三步:决定你需要哪些人参与

你可以自己做评估，头脑风暴他们作为一个群体，或请其他人贡献。

在可能的情况下，向真正从事这项工作的人寻求帮助，因为他们很可能有之前的经验可供借鉴。通过让他们参与进来，他们也会在估算的时间中拥有更多的自主权，并且会更加努力地工作来实现这些目标。

第四步:做出评估

你现在准备好了你的估计。我们概述了以下各种方法来帮助您执行此操作。无论您选择哪种方法，请记住这些基本规则：

• 首先，估计每个任务所需的时间，而不是整个项目所需的时间。
• 您需要进入的详细程度取决于具体情况。例如，您可能只需要未来项目阶段的粗略时间估计数，但您可能需要对未来的阶段进行详细的估计。
• 列出所有相关的假设、排除和约束;并注意您所依赖的任何数据源。当您的评估受到质疑时，这将帮助您，如果情况发生变化，这也将帮助您识别任何风险领域。
• 假设您的资源只会持续80％的时间。及时建立意外事件，如疾病，供应问题，设备故障，事故和紧急情况，问题解决和会议。
• 如果有些人只是在你的项目中“兼职”，请记住他们在不同角色之间切换时可能会浪费时间。
• 请记住，人们往往过于乐观，可能会显着低估它们需要完成任务的时间。

估计时间的方法

我们现在将看出您可以用来估算时间的不同方法。您可能会发现使用这些技术的混合最有用。

• 自底向上的评估

  自底向上的评估允许您为整个项目创建一个评估。为了从“自下而上”进行分析，将较大的任务分解为详细的任务，然后估计完成每个任务所需的时间。

  因为您是递增地考虑每个任务，所以您对每个任务所需时间的估计可能会更准确。然后你可以把完成计划所需的总时间加起来。

  技巧1:

  具体细节的多少取决于具体情况。然而，你讲得越详细，你就会越准确。

  如果你不知道去有多远，请考虑将一个人可以在半天内完成的块中的碎片。当然，这是一个圆形的，但它让您了解您应该瞄准的详细程度。

  提示2：

  是的，这确实需要大量的工作，但是，这些工作将在项目后期得到回报。只是要确保在项目的设计阶段预留足够的时间。

• 自上而下的估算

  在自上而下的分析中，您首先使用过去的项目或以前的经验作为指导，开发了预期的时间表概述。

  将自上而下的估计与自下而上估计进行比较，以确保准确性，这通常有助于。

  注意:

  如果它们与自上而下的估计值不同，则不假设自下而上的估计是错误的。事实上，它更有可能反向是真的。

  相反，使用自顶向下的估计来挑战自底向上估计的有效性，并适当地改进它们。

• 比较评估

  通过比较评估，您可以查看在其他项目中完成类似任务所花费的时间。

• 参数估计

  使用这种方法，您可以估计一个交付品所需的时间;然后乘以需要交付的数量。

  例如，如果您需要为一个网站创建页面，您需要估计完成一个页面所需的时间，然后将此时间乘以需要生成的页面总数。

• 三点估算

  要在垫子中建造不确定性，您可以做三个估计 - 一个最佳案例，另一个案例，以及最可能的情况。

  尽管这种方法需要额外的努力来创建三个独立的评估，但它允许您基于更现实的结果评估来设置更合理的期望。

准备您的日程安排

一旦你估计了每个任务所需的时间，你就可以准备你的项目进度。将估计添加到您在上面的第二步中生成的活动列表草案。

然后你可以创建一个甘特图为你的项目安排活动和分配资源;最后确定里程碑和最后期限。