团队简报

我们有许多通信选项这些天 - 电话，传真，电子邮件，短信等。有时似乎似乎是传统的，面对面的会议正在消失。

以下情景是否熟悉？

销售总监BOB距离商务旅行仅供出差。他发短信苏珊，他的助手：我们需要谈谈 - 有些东西已经出现了。中午明天好吗？

苏珊发短信：你是12岁！

苏珊在这条消息中迅速通过电子邮件发送了一些朋友：我刚收到鲍勃的文字。大的东西正在下来。我打赌我们关闭了Thatzitworld的交易。明天下午跟他说话后，我会告诉你更多。

与此同时，鲍勃已将文本发送给杰拉尔德，人力资源管理员：格里，我们丢失了整个Whatzitworld帐户。这是一个抬头，以便准备好粉红色的滑块。需要谈谈Dept重组。

然后杰拉尔德向苏珊发送电子邮件：苏珊，你可以准备一个缩写的员工绩效数据报告吗？我知道官方报告周三出来，但如果您可以在今年汇集总销售额，并将其每位销售人员突破，然后将我们的ROI公式应用于支持人员，这将是伟大的。我也需要知道职位描述是否有重大变化，或者未决的员工改变，我应该知道。我知道你很忙，但请你能让这是一个优先事项。

苏珊丢弃一切，并向整个部门发送电子邮件：销售会议鲍勃发生了大事。Gerald希望我们的最新性能数据以及对职位描述或职位的任何更改。你能尽快给我发我最新信息吗？最后一次收集了这类信息，他们正在为我们准备那些惊喜奖金检查，所以请确保您发送任何您认为与您的表现相关的任何东西。

鲍勃有机会和苏珊亲自与苏珊说话后，你如何怎样呢？

即时沟通的易于误解和混乱可能导致虚假的谣言，伤害感情，甚至不信任。急于分享信息并获得球滚动，需要聚集在一起并沟通复杂，重要信息可以被忽视。

为避免使用上面的脱节通信创建的次数，与您的团队定期会议可能有用。叫做团队简报，他们允许您在与关键人物等政策，项目，优先事项和人员配置问题等事物中提供准确的更新。

在团队简报中，人们有机会提问，澄清他们的理解，并提供立即反应和反馈。

团队简报的特点和优势

团队简报的基本特征如下：

• 它与一支小型团队面对面进行 - 换句话说，不是整个业务部门。
• 团队领导组织会议并呈现信息。
• 会议短暂 - 通常为30分钟或更短时间。
• 鼓励问题。

无论是自上而下，自下而上还是侧面通信，您的团队都需要知道它们发生了什么 - 以及它们周围。当定期共享信息时，有许多好处：

• 团队成员知道组织想要什么，所以他们更有可能努力实现它。
• 该团队知道每个团队成员正在努力的工作，因此他们可以决定如何最好地优先考虑和代表工作。
• 特别是与远程团队，团队成员更好地相互了解，这意味着他们更有效地共同努力。
• 团队成员了解他们所面临的障碍，因此他们有机会找到解决方案并准备改变。
• 团队领导人保持定期沟通，以确保实际上需要做的事情。
• 团队领导加强了他或她的角色 - 并产生了应对的信任，合作和承诺。

如何进行团队简报

第1步：提交进程

人们必须了解团队简报中的期望。支持该过程也很重要。

• 确保经常简要介绍简述。换句话说，确保团队领导人知道各级正在发生的事情，以及整个组织的各个团队。
• 提供有关如何给予团队简报的培训。
• 承认和奖励常规团队简报的主管和经理。

第2步：建立基础规则

考虑在这些会议中要创建的环境。该团队收集了信息共享，您希望他们有机会提问并表达他们的观点。建立这些指导方针：

• 安排定期的会议时间。
• 确保没有人被遗弃出来。如果某些人不能亲自出席，请找到一种方法来将它们包含在过程中。
• 强调开放，诚实和礼貌的重要性。
• 只讨论相关主题，不允许会议失去其焦点。

第3步：确定你的目标

您只有很短的时间才能传达信息，因此您必须清楚地了解需要完成的内容。问自己这些问题，以帮助澄清会议的信息和目标：

• 您需要提供和讨论的关键信息是什么？
• 该团队已经知道了什么？
• 团队需要知道什么背景信息？
• 结果，您对团队和个人团队成员的期望是什么行动？
• 您需要提供多少方向？
• 什么时候需要完成这些行动？
• 团队成员如何知道他们成功了？
• 必须解决上次会议的行动项目？
• 与会者是否需要在会议前准备信息？

第4步：准备你的演讲

简报通常遵循相同的模式：领导者提供信息，与会者提出问题，领导者总结了会议，包括通过质疑和反馈收集的信息。为了使这个过程顺利工作，领导者应该计划并准备符合团队需求的简报。考虑使用以下框架准备您的消息：

• 地址绩效。自上次简报以来，传达组织的进步和表现。
• 提供更改和修改的更新。讨论引入或改变的政策和程序。
• 讨论人事问题。与组织内部人员或人员有关的问题。
• 澄清行动项目。描述团队和组织级别下次期间的优先事项。

对于这些点中的每一个，不仅考虑您需要的信息，还要考虑最多的东西影响您的团队。这将有助于您在简报期间准备问题。

第5步：提供您的信息

当您介绍您的简报时，请遵循这些提示，以确保团队了解消息以及它们所需的结果：

• 选择您的演示方法。想想你的团队如何获得最佳学习，并准备您的简报以利用这一点。
• 保持有趣。使用人们将与之相关的语言和示例。
• 保持积极。无论您提供什么类型的信息，强调正面元素，同时真实。
• 拥有消息。不要试图将自己与您所在的信息远离。
• 鼓励问题。尽可能地分享信息，并承认人们可能拥有的担忧。
• 总结要点。包括当前状态，任何制作的决定，并在下一个步骤后达成一致。

有关提供更有效演示的详细提示，请参加思维工具测验您的演示技巧有多好？您的答案将导致您提供有关您可以改进的特定领域的更多信息。

第6步：跟进

不要让随访到下一个会议。使用简报作为提高团队内部整体沟通，信任和承诺的一种方式。

• 加强消息。考虑如何通过电子邮件，内联网或公司公告/通讯来加强信息的方法。
• 查看反馈。考虑您在简报中收到的反馈，并使用它来提高您的管理和领导风格。
• 与你的老板讨论相关问题。与您的老板沟通有关被问及的信息，您的团队最关心的是什么以及您无法回答的任何问题。
• 将简报材料分发给缺席物。确保那些无法参加会议的人收到重要信息。
• 监测简报的有效性。用通过徘徊的管理与团队中发生的事情保持联系。