改善

在您的组织中，“变化”是如何发生的?它是通过主要的倡议，还是它是你正在进行的工作方式的一部分?

有些类型的改变不可避免地需要一个大项目;这意味着数月的艰苦工作，巨额预算和剧变。

但是改进系统、过程等的替代或补充方法是通过更微妙的、持续的变化和持续的改进。这种方法经常被低估。

一旦一个新的重大变化发生，也许是一个新的系统或结构到位，一切都是完美的吗?新的流程是否会一成不变，直到几年后出现下一个重大变化?几乎可以肯定不是。事实上，如果采取这种态度，您可能会看到在最初的步骤改进之后，随着低效和不良实践的出现，收益逐渐下降。

总是有空间进行小的改进，挑战现状，每天调整流程和实践。事实上，你和你的同事可能每周都在做“改变”或“持续改进”。您已经从直观的持续改进方法中获得了实际的好处。随着时间的推移，所有这些增量的变化累积起来，并对你的团队和组织产生显著的积极影响。

一种持续的、增量的改进方法被称为改善。它起源于日本，翻译过来就是改变的意思。凯)为了好(禅)。

改善是基于哲学信念一切可以改进:一些组织查看一个流程并看到它运行得很好;遵循改善原则的组织看到了一个可以改进的过程。这意味着任何事情都不会被视为现状——需要不断的努力去改善，而随着时间的推移，会产生微小的、通常是难以察觉的变化。长期来看，这些渐进式的变化累积成实质性的变化，而无需进行任何根本性的创新。它可以是一种更温和、对员工更友好的方式，来制定随着企业成长和适应其不断变化的环境而必须发生的变化。

理解的方法

因为改善更多的是一种哲学而不是一种特定的工具，它的方法可以在许多不同的过程改进方法中找到，从全面质量管理(TQM)到使用员工意见箱。在改善中，所有员工都有责任发现差距和效率低下的地方，组织中每个层次的每个人都建议哪里可以进行改进。

Kaizen的目标是提高生产力、有效性、安全性和减少浪费，而遵循这种方法的人通常会发现更多的回报:

• 更少的浪费-库存使用更有效的员工技能。
• 人们更满意-它们对做事的方式有直接影响。
• 改进的承诺-团队成员在他们的工作中有更多的利害关系，更愿意致力于做好工作。
• 改进的保留——满意和投入的人更有可能留下来。
• 提高竞争力-效率的提高往往有助于降低成本和提高产品质量。
• 提高消费者满意度——来自更高质量的产品，更少的故障。
• 提高解决问题的能力-从解决方案的角度来看流程，可以让员工不断地解决问题。
• 改善团队-共同解决问题有助于建立和加强现有团队。

改善理念的发展是为了改善制造过程，它是日本制造通过高质量和低成本获得成功的要素之一。然而，您也可以在许多其他工作环境中获得改善方法的好处，无论是个人层面还是整个团队或组织层面。

改善的重点是减少“浪费”，这种浪费有几种形式:

• 运动-移动材料之前，进一步的价值可以添加到他们。
• 时间-等待花费(在此期间没有增加价值)。
• 缺陷——这就需要返工或扔掉。
• 对加工-在产品上做的比给“客户”最大的金钱价值所需要的更多。
• 变化-提供定制的解决方案，而标准的解决方案也同样有效。

下表显示了在办公室环境中这些形式的浪费的一些例子。

形式的浪费	例子
运动	人们在不同的建筑间穿梭开会，而电话会议可以增加同样的价值。 “脑力”运动也可能是一种浪费，在第一份工作完成之前，人们在从一份工作转换到另一份工作时分心。试着在一段时间内专注于一种任务，比如计划、思考工作、电子邮件和电话。使用一个活动日志或者一个断续器的日志确定你当前在不同工作类型之间转换的频率。 不得不打开一个文件或数据库来查找每天使用的关键电话号码，而打印出来并钉在墙上可能会更快。
时间	开会时等待迟到的人——总是准时开始会议，这是对那些守时的人的礼貌，也是鼓励大家守时。 在电子邮件或文件系统中搜索文档，因为您还没有创建一组能够快速查找内容的文件夹。在制造车间，改善导致了挂工具的板，在每个钩子周围有工具的轮廓，使它真的很快确定工具放在哪里当你用完它。
缺陷	经理重写一份报告，因为他/她没有向初级员工详细介绍或培训他们如何准备报告。 重做或丢弃工作，因为你没有进行充分的研究或在做出影响你工作基础的关键决定之前就做了它。
对加工	如果文件或报告要印成黑白以便在会议上分发，那就花点时间为其添加色彩。 阅读材料比必要的更详细。参见我们的文章阅读策略更多信息。 邀请不必要的人参加会议。把会议限制在那些应该参与决策的人。其他人可以通过随后将会议记录发送给他们来了解会议的决定。
变化	如果添加了另一个字段，那么当您定期为另一个受众准备报告时，就可以为其中一个群体生成报告。 在可以设置和使用标准模板时创建新文档。

使用改善

以下是我们建议的方法，可以让你自己或你的团队使用改善思维:

1. 把那些看起来效率低下或者你想要改进的事情记录下来。在最热的时候比在冷的时候更容易发现它们。
2. 每月一次，花点时间确定你或你的团队工作中存在“浪费”的地方。把你的想法作为输入，但也要考虑大局和整体的工作方式。浏览上面列出的每一种废物。如何消除“浪费”?怎样才能改善呢?

3. 计划当你要做这些改变。您需要在立即进行改进(这样浪费的面积就不会成为更大的问题)和避免“变更过载”之间取得平衡。

   特别重要的是要考虑到它可能给其他人造成的影响或混乱，而这些影响或混乱反过来又可能导致他们避免采用这种改变。评估你正在考虑的变化的影响的一个很好的方法是使用影响分析工具。

4. 如果这些变化影响到其他人，一定要咨询他们关于新的安排，并听取他们的意见!

改善是你作为一个个体可以很快从中受益的东西，但是，与你的团队一起接受这些想法和方法将需要协调一致的努力。这里有一些建议可以帮助你的团队进行改善:

• 和你的团队一起，学习更多关于改善的哲学——这将帮助你接受这些想法，并发展一种参与式的、基于团队的方法。
• 制定一个建议过程——如何收集和评估这些想法?
• 建立整体的改善方法和控制——而不是让人随意地实施变更，而是要有一个清晰的系统来遵循。
• 奖励点子——点子越多，改善员工日常工作态度的机会就越多。